W spółkach Śnieżka SA, Śnieżka ToC, Poli-Farbe i Śnieżka-Ukraina zostały przyjęte dokumenty: Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz Procedura rozpatrywania zgłoszeń, które kompleksowo regulują system zgłaszania nieprawidłowości oraz prowadzenia postępowań wyjaśniających i działań następczych.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych zawiera regulacje dotyczące ochrony sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osobie powiązanej z sygnalistą – zgodnie z Dyrektywą o ochronie sygnalistów, a także z polską i węgierską (dla spółki Poli-Farbe) Ustawą o ochronie sygnalistów.
Zgodnie z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych:
- Działania odwetowe są zakazane, a wszelkie przypadki ich stosowania podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej. Każda ze spółek, która wdrożyła Procedurę, zapewnia ochronę przed działaniami odwetowymi lub innymi rodzajami niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania.
- Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje o naruszeniu są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu.
- Jednym ze środków ochrony sygnalisty jest ochrona jego tożsamości oraz ochrona informacji, które mogłyby pośrednio lub bezpośrednio pomóc w zidentyfikowaniu tożsamości tej osoby. Każda ze spółek zapewnia, że informacje o tożsamości sygnalisty zostaną zachowane w tajemnicy, a ich ujawnienie nastąpi wyłącznie za wyraźną zgodą sygnalisty wyrażoną na piśmie lub drogą mailową/elektroniczną. Każda z osób wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych posiada stosowne upoważnienie oraz podpisała oświadczenie o zachowaniu poufności pod rygorem odpowiedzialności karnej.
Ponadto w Załączniku nr 1 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych zostały wskazane przykłady niekorzystnego traktowania, które mogą być uznane za zakazane działania odwetowe wobec sygnalisty. Dodatkowo w Regulaminie pracy Śnieżki SA i Śnieżki ToC zostały opisane zasady równego traktowania pracowników i zakaz wszelkich form dyskryminacji pracowników.
Zespół upoważniony do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych został również przeszkolony w zakresie prowadzenia postępowań wyjaśniających z uwzględnieniem ochrony sygnalisty.
Zgłoszenia są rejestrowane w głównym rejestrze zgłoszeń prowadzonym na Platformie EY VCO oraz, w przypadku spółki Śnieżka SA, w pomocniczym rejestrze prowadzonym przez przewodniczącego Rady Nadzorczej. Są też automatycznie numerowane i katalogowane, a zgłaszający otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Wstępna weryfikacja obejmuje sprawdzenie czy zgłoszenie spełnia wymogi formalne, czy osoba dokonująca zgłoszenia ma status zgłaszającego oraz czy zgłoszenie zawiera wystarczające informacje do podjęcia postępowania wyjaśniającego.
Postępowanie to prowadzi zespół, który zobowiązany jest do rzetelnego i obiektywnego przedstawiania faktów, zachowania poufności oraz odpowiedniego dokumentowania czynności. W skład zespołu wchodzą Corporate Governance Officer oraz Compliance Officer (w spółce Śnieżka ToC – Zarząd). W razie potrzeby przewodniczący zespołu może powołać dodatkowe osoby posiadające odpowiednią wiedzę. Członkowie zespołu zobowiązani są do zachowania tajemnicy oraz unikania konfliktu interesów.
Każde postępowanie wyjaśniające kończy się sporządzeniem pisemnego raportu, który zawiera opis podjętych czynności, wnioski oraz rekomendacje dotyczące działań naprawczych. Zarząd spółki podejmuje decyzje o wdrożeniu działań naprawczych, które mogą obejmować modyfikację procesów, przeprowadzenie szkoleń, wszczęcie postępowania dyscyplinarnego lub zgłoszenie sytuacji do organów ścigania. Zgłoszenia są traktowane poważnie i badane w sposób niezależny, obiektywny i poufny, co ma na celu utrzymanie wysokich standardów etycznych w Grupie Śnieżka.
Spółki Grupy Kapitałowej Śnieżka, które przyjęły procedury sygnalistów, nie planują wdrożenia osobnej polityki ochrony sygnalistów, gdyż zasady ochrony sygnalistów zostały uregulowane w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych.
